1.書類整理で大切なのは「キレイにしまうこと」ではない

書類整理で大切なことって何?

みなさんは書類整理と聞いて、何がいちばん大切だと感じますか?

  1. 適切なファイリング用品を購入し、きちんと保管しておくこと(収納)
  2. キレイにラベルを付けて、整然と戸棚にならべること(整頓)
  3. 溜まった書類を、「要る/要らない」をして、不要なものを除くこと(整理)
  4. 書類をグループごとにわけ、分類項目をつくること(分類)

書類のお片づけが苦手な多くの方が、
1や2の「キレイにしまっておくこと」(収納や整頓)だと思っている傾向があります。
インスタグラムやブログなどで、統一されたバインダーやファイルボックスが美しく並ぶさまにあこがれて、「キレイにしまうこと」こそが完成形である!と思ってしまうのかもしれませんね。

また、モノの整理収納を学んだ方は、
3や4の(整理や分類)こそが一番大事!とおっしゃるかもしれません。
「収納の前に、整理が大事なんでしょ?」
仰る通り!不要なものを除き、秩序のある状態に分類することは、必要なステップです。

しかし、じつはこれら4つは全て、既存書類に対してのファイリングのしくみ作りの過程にすぎません。
ですから、この4つのどれがというのではなく、どれもやらなきゃならないこと。
(やるときの順番はこの並びではありません。)

迷える子羊

え?じゃ、答えは4つ全部ってこと?

ながしま

この4つも必要だけど、もっと大きな目で見て欲しいわ!

もちろん、既存書類のファイリングの作業も大切なんですよ!
実際に、私の書類整理サービスでも、かならずこれらの作業は一つ欠かさず取り組みます。

でも、もう少し広い視野で見ていただきたい。

私が書類整理で大切だと思っているのは、今ある既存書類のファイリングのしくみ作りだけではありません。
毎日の生活のなかで、書類が家に入ってきてから家を出ていくときまでの、全体の流れのしくみを作ってあげることだとおもっています。

だって、そうじゃないですか?
いくら、今もっている書類を、完璧に要不要の整理をし、項目ごとに分類し、適切な用品を使って、キレイにファイリングしたとしても、新しい書類は日々続々と家に入ってくるのです。
1枚数ミリだから…と侮ってはいけません。
書類がたどる道すじやルールができていないと、せっかく完璧にファイリングしたすぐ横で、また新たな山盛りの書類のミルフィーユが作られてしまうのです。

つまり、書類のINからOUTまでが滞ることなく流れる、流れのしくみを作ることを、ぜひ意識してください。

このファイリング特集でお伝えしていくこと

ということで、このファイリング特集では主に2つのテーマでお伝えしていきます。

●流れのしくみを作る
●収納のしくみを作る

1つ目が先ほど私が大切に思っているという、INからOUTまでの全体の流れのしくみですね。
これを先に考えてから、2つ目の皆さんがイメージするファイリング=既存書類の収納のしくみを考えます。

そうすることで、完成後にはこれから来る書類も含めて、おうちのすべての書類がスムーズに流れるようになります。

 

まとめ
書類整理で大切なことは、既存書類のファイリング「収納のしくみ」だけではない。
書類が家に入ってきてから家を出ていくときまで(IN⇒OUT)の「流れのしくみ」を作ることが大切。
この特集では、「流れのしくみ」と「収納のしくみ」の2つを学んでいく。