2.書類の一生

書類にも一生がある

いきなりですが、
書類は生きているって考えたことありますか?🙂
じつは、書類にも一生(ライフサイクル)があるんです。

なにかの情報を伝えるために、紙に文字が書き込まれて、書類は生まれますよね。
その後、その情報が活用され、または活用される時がくるまで保管されます。
そして最後には、情報が不要になれば廃棄されます。

(発生)→ 活用 → 保管 → 廃棄
(ちゃんとした文書管理のセオリーではもっと細かく分けられていますが、ここでは省略)

この書類の一生が、前項で説明した書類の流れのしくみを作るうえでとても大切な概念になってきます。

一生の長さは千差万別

この書類の一生の長さ(寿命)は、書類1枚1枚ごとに違います。
書類が家に入ってきてから、家から出ていくまでの期間がバラバラなのです。
そこが書類整理がムズカシイと思われる原因のひとつです。

チラシやDMのように、家に入ってきてすぐに見たときに不要と判断され、捨てられるもの。
幼稚園や小学校のおたよりのように、目を通したり手帳に書き込んだりに少し時間がかかり、そしてその後しばらくのあいだ保管されてから、捨てられるもの。
保険証券や電化製品の保証書など、今は使わないけれど、何年間かは保管しておかなければならないもの。

それぞれ、活用の期間や、保管の期間が違うんですね。

だから書類の整理が苦手な方のお宅では、この「活用するもの」「保管するもの」「廃棄するもの」がごちゃ混ぜになっていることが非常に多いです。
特に、「書類の一時置き場」と称しているボックスのあたりで・・・

ながしま

「一時置き」が、「万年置き」に~~(涙)

書類の状態により扱いをわける

本来は、書類がどの状態にあるかによって、どのように扱えばよいかというのも変わります。
このホームファイリング特集では、書類の一生のステージごとに

  1. 活用書類
  2. 保管書類
  3. 廃棄書類

の3つに分けて、流れのしくみと収納のしくみを作っていきます。
次の記事では、まずこの3つの書類とはどんな書類なのかの定義をまとめました。
家に入ってくる書類が、この3つのどれに当たるのかが分かるようになりましょう。

 

まとめ
書類には「一生」がある。
書類は、どのステージにいるかによって、
「活用書類」
「保管書類」
「廃棄書類」にわけられる。