2.書類の一生

書類にも一生がある

さて、まず最初に、流れのしくみを作る前に、お伝えしたいことがあります。

いきなりなのですが、
みなさんは書類は生きているって考えたことありますか?🙂
じつは、書類にも一生(ライフサイクル)があるんです。

書類というのは、なにかの情報を伝えるために、紙に文字が書き込まれて、生まれますよね。
そして、その情報が活用され、または活用される時がくるまで保管されます。
そして最後には、情報が不要になれば廃棄されます。

つまり、このような「一生」をたどっています。

(発生)→ 活用 → 保管 → 廃棄
(ちゃんとした文書管理のセオリーではもっと細かく分けられていますが、ここでは省略)

活用、保管、廃棄。
漢字二文字の熟語だと、なんだかとっても難しそう💦
ということで、私はこのようにイメージをしています。

(生まれる)→ 起きている(活用) → 寝ている(保管) → 死んでいる(廃棄)

今、手に持っている書類は、このうちのどの状態に当たるのか。
書類の一生のうち、どのライフステージにいるのか。
これを考えてあげることが、
書類のINからOUTまでの流れを速めてあげることにつながります。

一生の長さは千差万別

ところで、書類が生まれてから死ぬまでの、一生の長さ(寿命)というのは、実は書類1枚1枚ごとに違います。
書類が家に入ってきてから、家から出ていくまでの期間がバラバラなのです。
そこが書類整理がムズカシイと思われる原因のひとつです。

チラシやDMのように、家に入ってきてすぐに見たときに不要と判断され、捨てられるもの。
幼稚園や小学校のおたよりのように、目を通したり手帳に書き込んだりに少し時間がかかり、そしてその後しばらくのあいだ保管されてから、捨てられるもの。
保険証券や電化製品の保証書など、今は使わないけれど、わりと長い期間、保管しておかなければならないもの。

それぞれ、起きている期間や、寝ている期間が違うんですね。

だから書類の整理が苦手な方のお宅では、この「起きている書類」「寝ている書類」「死んでいる書類」がごちゃ混ぜになっていることが非常に多いです。
特に、「書類の一時置き場」と称しているボックスのあたりで・・・

ながしま

「一時置き」が、「万年置き」に~~(涙)

書類の状態により扱いをわける

本来は、書類がどの状態にあるかによって、扱いを分けるべきなのです。
当たり前のように感じますが、

起きている書類は、活用されるべきだし、
寝ている書類は、保管されるべきだし、
死んでいる書類は、廃棄されるべきなのです。

これを叶えるために、次の記事では、まずこの3つの書類とはどんな書類なのか、その定義をまとめました。
今、手もとに持っている書類が、この3つのどれに当たるのかが分かるようになりましょう。
状態がわかれば、どのように扱うかがわかるようになります。

まとめ
書類には「一生」がある。
書類は、
「起きている書類(活用)」
「寝ている書類(保管)」
「死んでいる書類(廃棄)」にわけられる。
そして、どのステージにいるかによって、扱い方をわけて考える。