3.起きている書類・寝ている書類・死んでいる書類

前回、書類にも一生があり、その状態によって扱いをわけるということを学びました。
起きている書類・寝ている書類・死んでいる書類です。

今回は、家にある書類をこの3つの状態で分けられるよう、それぞれの定義を学んでいきましょう。
それぞれの定義は、下記の通りになります。

起きている書類(活用)
(毎日使っているもの、近々提出・支払いなどの必要があるもの)
寝ている書類(保管)
(あとでやろうと思うもの、保管しておけばいいもの、いざという時に使われるもの)
死んでいる書類(廃棄)
(役目を終えているもの、いらないもの、紙ごみ)

それぞれの例をあげてみます

たとえば、例をあげるとこんな感じ。
(あくまでも例ですので、人によってはこの例が当てはまらないこともあります。)

①起きている書類(活用)
・・・来週買う予定のテレビのカタログ、期日までに支払う請求書、毎日見る学校の予定表、献立表

②寝ている書類(保管)
・・・見終わったけど取っておきたい学校だより、いつか行きたいお店の切り抜き、いいなと思った料理のレシピ、保険証券や保険内容のお知らせ、電化製品の保証書・取説、住宅ローン書類

③死んでいる書類(廃棄)
・・・もう必要ないと判断した学校行事のお知らせ、頼む可能性のない宅配チラシ、シュレッダー待ちの紙ゴミ、必要な書類が入っていた封筒

「起きている書類」のキーワードは「今、現在、すぐやるべきこと」

大切なのは、「今、現在」ということを意識することです。
「今は使わないけど、いつかやりたい」というのは、起きている書類ではなく、寝ている書類です。

わたしたち人間は、1日のうちに そう多くのタスクを同時にこなすことはできません。
時間には限りがありますからね。
つまり、「起きている書類」はとても少ないのが本来の姿。
多くても、4~5通ではないかと思います。
(転職・受験・入学・入院など、人生の大一番の時はしょうがないですけどね。)

ここが10枚も20枚にもなる方は、「やることを溜めすぎている」状態か、
寝ている書類を起きている書類だと勘違いしている方。

勘違いしやすいのは、「あとでやろう・いつか活用したい」といったたぐいの書類です。
これは、起きている書類ではありません。
むしろ、寝ている書類としてきちんとしまっておいて、見たい時にすぐに取り出せる状態にしておくべきなのです。

ここを欲張って「時間があるときにやりたいもの」まで起きている書類に含めてしまうとどうなるか?

今本当にやらなければならない期限付きの書類や、返信しなければならないものが
「あとでやろう」のものとごちゃ混ぜになります。
そして、探すのに時間がかかったり、結局どこに行ったか分からず再発行手続き…なんてことに。
つまり、書類に振りまわされるようになるのです。

「起きている書類」とは、今使うもの、すぐ使うもの、すぐやるべきものだと考えてください。

3つをきちんと分けること

書類に振りまわされないようになるためには、
その書類が 起きているのか、寝ているのか、死んでいるのか
どの状態なのかを常に意識し、分けておくことが効果的です。
その3つがきちんと分けられていれば、
自分(家族)にとって、今やるべきタスクがどれなのか、どのくらいあるのかが、明白になります。

 

さて、書類の3つのライフステージが理解できたところで、
次の記事では、書類の流れのしくみを作っていきます。

まとめ
①起きている書類(活用)(毎日使っているもの、近々提出・支払いなどの必要があるもの)
②寝ている書類(保管)(あとでやるもの、保管しておけばいいもの、いざという時に使われるもの)
③死んでいる書類(廃棄)(役目を終えているもの、いらないもの、紙ごみ)
人は、タスクをそういくつも抱えられない。
「いつか活用したい」というのは起きている書類ではなく、寝ている書類と心得よ。