3.活用書類・保管書類・廃棄書類

前回、書類にも一生があるということを学びました。
活用⇒保管⇒廃棄です。

今回は、家にある書類をこの3つの状態で分けられるよう、それぞれの定義を学んでいきましょう。
それぞれの定義は、下記の通りになります。

活用書類
(今使っている、近々提出・使用する必要があるもの)
保管書類
(あとでやろうと思うもの、保管しておけばいいもの、いざという時に使われるもの)
廃棄書類
(役目を終えているもの、いらないもの)

活用書類・保管書類・廃棄書類の例

たとえば、例をあげるとこんな感じ。
(あくまでも例ですので、人によってはこの例が当てはまらないこともあります。)

①活用書類
・・・今検討しているソファのカタログ、期日までに支払うべき請求書、毎日見る学校の給食献立表

②保管書類
・・・見終わったけど取っておきたい学校だより、いつか行きたいお店の切り抜き、料理のレシピ、保険証券、電化製品の保証書・取説、住宅ローン書類

③廃棄書類
・・・もう必要ないと判断した学校行事のお知らせ、頼む可能性のない宅配チラシ、シュレッダー待ちの紙ゴミ

「活用書類」のキーワードは「今、現在、今日やるべきこと」

大切なのは、「今、現在」ということを意識することです。
「今は使わないけど、いつか活用する」というのは、活用書類ではなく、保管書類です。

わたしたち人間は、1日のうちに そう多くのタスクを同時にこなすことはできません。
時間には限りがありますからね。
つまり、「活用書類」はとても少ないのが本来の姿。
多くても、4~5通ではないかと思います。

「あとでやろう・いつか活用したい」というものは、活用書類ではありません。
むしろ、保管書類としてきちんとしまっておいて、必要な時にすぐに取り出せる状態にしておくべきなのです。

ここを欲張って「時間があるときにやりたいもの」まで活用書類に含めてしまうとどうなるか?
今本当にやらなければならない期限付きの書類や、返信しなければならないものが
「あとでやろう」のものとごちゃ混ぜになります。
そして、結局どこに行ったか分からず、書類に振りまわされるようになるのです。

つまり、「活用書類」とは、今使うもの、今日使うもの、毎日使うものだけだと考えてください。

3つをきちんと分けること

書類に振りまわされないようになるためには、
その書類が 活用、保管、廃棄のどの状態なのかを常に意識し、分けておくことが効果的です。
その3つがきちんと分けられていると、
自分(家族)にとって、今やるべきタスクがどれなのか、どのくらいあるのかが、明白になります。

次の記事では、この3つの状態を使って、書類のIN⇒OUTの流れのしくみを作っていきます。

 

まとめ
①活用書類=今使っている、近々提出・使用する必要があるもの
②保管書類=あとでやろうと思うもの、保管しておけばいいもの、いざという時に使われるもの
③廃棄書類=役目を終えているもの、いらないもの
人は、タスクはそういくつも抱えられない。「いつか活用したい」というのは活用書類ではなく、保管書類と心得よ。