【家庭の書類整理】家電の取説の収納のコツは、分類をこまかく分けすぎないこと!

おうちの書類、どのように収納していますか?
わが家は、バーチカルファイリングという収納方法を取り入れています。

「何それ?」という方のために、このページではバーチカルファイリングとは何かを説明していきます。

01
保管書類の主なファイリング方法

ファイリング方法は、大きく分けると

❶簿冊式(ファイル式)ファイリング
❷バーチカルファイリング
❸その他(レターケース等)

などがあります。
(その他って、ざっくりしすぎだけどね😅)

❶簿冊式ファイリング❷バーチカルファイリング❸その他(レターケース等)
背表紙のあるバインダーに綴じる個別フォルダーで垂直に立てる引出しやトレイに寝かせて重ねる(レターケースの場合)
<メリット>
〇順番が崩れにくい
〇ペラペラめくって見れる
〇ポケット式は汚れを防げる
<デメリット>
×出し入れが面倒
×項目の並び替えも面倒
×分類とポケット数があわない
×背幅分のスペースをとる
<メリット>
〇出すのもしまうのもラク!
〇項目の増減に対応しやすい
〇項目が見やすい

<デメリット>
×ページめくりはしにくい
×お店であまり売ってない
×汚れは防げない
×持ち出しには向かない
<メリット>
〇項目が見やすい
〇比較的買いやすい
〇段ごとに分類すれば明瞭
<デメリット>
×書類が重なり探しづらい
×分類数と引出し数があわない
×引出しの高さ以上に入らない
×奥でぐちゃっとしがち
<どんな書類に向く?>
日付順にしたい伝票類、
頁めくりをして眺める書類、
汚れを防ぎたい写真アルバム、
レシピ集
<どんな書類に向く?>
A4以下のほとんどの書類

<どんな書類に向く?>
帳票類(見積書・注文書)
枚数の多いコピー用紙など

❶簿冊式(ぼさつしき)ファイリングとは

メタボになった簿冊式ファイル(出張お片付け事例より)

📕背表紙のあるバインダーやファイルに綴じる方法です。

なじみのある方法ですが、パンチで穴を開けたりポケットに入れたりといった「綴じる」という作業が必要なので、出し入れが面倒なことがデメリットです。

また、ページや見出しが固定されているものは、暮らしの変化に合わせづらく、使っていくうちに、空のページができたり逆に1ページにたくさん入れてメタボになったりと、うまく管理できずに中途半端になりがち。

日々増減を繰り返す書類ではなく、一度入れたら取り出すことがほぼないような書類、ぺらぺらとめくって見たい書類、ポケットに入れて汚れを防ぎたい書類に限定すると良いでしょう。😊

❷バーチカルファイリングとは

📂個別フォルダーという紙ばさみに書類をはさみ、垂直に立てる方法です。

個別フォルダーは、綴じる必要がないため、出し入れがラクにできます。

また、1冊1冊が独立しているので、暮らしの変化にあわせて項目を増やしたり減らしたりも1冊単位で可能。要らなくなった書類の廃棄もしやすいです。見出しがずらっと並ぶので、探しやすいのもメリットです。✨

出し入れの多い暮らしの書類や、取扱説明書、税金や医療費の領収書など、ほとんどの家庭の書類に最適です。

❸その他(レターケース等)

レターケースやスタンド、壁掛け式など、いろいろな書類の保管方法がありますね。

薄い引き出しが何段かあるようなレターケース型は、おなじ種類の紙が何十枚かずつあるコピー用紙やオフィス帳票などに向いています。しかし、一枚ずつ内容の違う家庭の書類には向いていません。家庭の書類は平置きにしてしまうと、下になっている書類を探すのがたいへんだからです。

スタンド壁掛けタイプは、ずっと保管する書類ではなく一時置きをする書類に向いています。
ブラックボックス化しないよう、済んだものは「すぐしまう」か「すぐ捨てる」ができるように、自分の中でルールを作ることが大切になります。

02
メリットとデメリットを考えて、選ぶ

すべての保管書類でバーチカルファイリングをおすすめしているわけではありません。

わが家でも、汚れを防ぎたい写真アルバムや、めくって読みたい料理のレシピは簿冊式にしていますし、枚数の多い子供のお絵描き用のコピー用紙は、平置き型のレタートレーを使用しています。

それぞれメリット・デメリットがあるので、特性を知った上で書類の種類に合わせて選べるようになるといいですね!😉

↓わが家の写真アルバム(簿冊式)

↓息子のお絵描き用コピー用紙(レタートレイ)

03
バーチカルファイリングの種類と、置き場所

個別フォルダーを使ったバーチカルファイリングにも、いろんなやり方があります。

ファイリングキャビネット(引き出し)を使う
書類整理 バーチカルファイリング 家庭の書類収納 ホームファイリング 分類

ファイルボックスを使う(ボックスファイリング)
家庭の書類整理 無印良品ファイルボックスでボックスファイリング・バーチカルファイリング
ハンギングフォルダーを使う

※画像はIKEAさんよりお借りしています。

私は可能な限り❶の引出し収納がおすすめ。スライドレールで重さも感じませんし、一度にすべての見出しが見れるので、秒で探せます!専用のキャビネットでなくても、食器棚の下部にある引き出しや、デスクワゴンなどで代用してもいいですね。😉

❶が難しいようなら、導入しやすいのは❷のボックスファイリング。
でも❷は、本棚の板と板のあいだに入れてしまうと、一度ボックスを出さないと中の書類の出し入れができません。書類入りのボックスは結構重たいので、出し入れが面倒に感じることも。💦
棚上に出しっぱなしにできるところに置いたり、棚板の間隔を広げるなどの工夫が必要です。

04
一度作りあげれば、一生使えるツールに!

バーチカルファイリングでしくみを作りなおすのは、決して簡単なことではありません。出張お片付けでも、8時間〜12時間ほどかかるのが一般的です。(書類の量によります。)
ですが、一度作りあげれば10年20年、いや、ともすれば一生使えるツールになります。
2〜3日の頑張りで、書類に振り回されない暮らしを手に入れられるのであれば、すごい費用対効果ではないでしょうか!

ちなみに、私が見よう見まねでバーチカルファイリングを始めたのは2011年から。
「正しいやり方」は使いながら徐々に身につけていきましたが、2011年からいちどもリバウンドせずに過ごせています✨
ライフスタイルが変わっても、1冊単位で管理ができるので、とても楽ちんなのです。
そんなバーチカルファイリングを、ぜひあなたのおうちでも作ってみませんか?

↓私とファイリング① バーチカルファイリングとの出会い

↓私とファイリング② ファイリングシステムを学び、書類整理オタクからプロへ