【家庭の書類整理】私とファイリング② ファイリングシステムを学び、書類整理オタクからプロへ

前回、私とバーチカルファイリングとの出会いまでをお届けしました。

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最初は、その見た目の美しさ・斬新さから、「収納アイデアの１つ」として取り入れたバーチカルファイリング。

しかし、使えば使うほど、その便利さに魅了されていきました。

見つけいやすい！出し入れしやすい！

パンチで穴を開けなくていい
つるつる滑るビニールポケットにもいれなくていい
不要になった書類を抜いても歯抜けにならない
徐々にバーチカルファイリングの虜に。

もしよかったら、その後の軌跡にもお付き合いください。

「書類の整理」がテーマの講演

2016年11月に、幼稚園父母会様より講演のご依頼をいただきます。
そこで役員の皆様が希望されるテーマが「書類の整理」でした。

キッチンやおもちゃの収納のお悩みもさることながら、ママさんたちが本当に困っているのは、書類の整理だったのです！

書類整理って堅苦しくて、雑誌とかでも特集されにくいもんね…

初の外部講演でしたので、それはそれは入念に準備をしました。
講演をする＝アウトプットができるということは、単なる情報のインプットだけではなく、自分なりの理解と考察ができていないと、なかなかできないもの。
インターネットや図書館などで、書類整理に関する情報をとにかくたくさん読むだけではなく、ブレインストーミングを何度もまとめ直しました。

そのおかげで、講演では無事成功をおさめることができました。

Evernoteで書類のデジタル化も取り入れる

講演会後、ちょっとした変化をむかえます。

「書類自体が重要なものは少ない。本当に大切なのはそこに書かれた”情報”である」

2017年4月ごろから少しずつデジタル化を試みます。
手始めにデジタル化したのは、公共料金の使用量のお知らせ。
続いて、夏前には幼稚園のお便りもスタートします。
どちらも、頻繁に発生し、紙自体ではなく”情報”が大事なもの。

Evernoteというスマホアプリを使うことにしました。
スキャナ機能で写真を撮り、クラウド上にデジタルデータとして保管されます。
このおかげで２つの個別フォルダの中身が、とても薄くなりました。

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ファイリング・デザイナー検定（資格試験）に向けて

書類整理というものにハマり、日々その情報を追いかけているうちに、トータルファイリングシステムという文書管理方法を知るようになります。
そして、それをきちんと基礎から学べるファイリング・デザイナーという資格があることを知りました。

本当は2017年7月に受験したかったのですが、他のお仕事ご依頼が立て込んで勉強できなかったので、やむをえず2017年11月受験を目指し、勉強しました。

これがまた、めっちゃ堅苦しい！！！！
テキスト、文字ばっかり！
しかも感じばっかり！（一部、中国語みたいに見えるぐらい…）

もうちょっと、ファイリングが楽しくなるようなテキストにしようよ…

◇使用テキスト（協会公式）
基礎から学ぶトータル・ファイリングシステム「ファイリングデザイナー2級テキスト」
組織に活かすトータル・ファイリングシステム「ファイリングデザイナー1級テキスト」

一般家庭なのにファイリングキャビネットを買うという暴挙（笑）

さて、整理収納アドバイザーの活動が多くなるにつれて、お仕事の書類も増えてきました。
また、それまで書類を収納していた食器棚の下ひき出しの収納を別のものに使いたかったので、とうとう、書類専用の収納を準備することに。

なんと、一般家庭なのにオフィス用ファイリングキャビネットを導入してしまいました！

ドーン！

ひゃっほーー！！（もはや変態）

大きいです！いっぱい収納できます！（あたりまえ）
大きいですけど、白くてすっきりしたデザインを選んだので、ボチボチ部屋にはなじんでいます。

3段の振り分けはこのような感じに。

中身は今までとほとんど変わりませんが、食器棚の下だったころとは、向きが変わりましたね。

ますます書類整理に溺れる私。
主人が寛容な人で本当によかった。（笑）

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ファイリング・デザイナー合格

11月に受けていたファイリング・デザイナー検定試験、
2017年12月頭に2級合格通知、2018年1月末に1級の合格通知が届きます。

ファイリングに大切なことは『書類のしまい方』だけではない。
生まれてから廃棄されるまでの『書類の流れ』全体をきちんと把握し、それにあわせて管理・運用すること。
そして維持するために割くべき労力と、そのための思考改革。
時間をかけた試験勉強のなかで、これらのことを体系的に学べたと思います。
とっつきにくいテキストでしたし、暗記も多く難しかったですが、取得してよかったです。