【出張お片付け】書類整理で念願のバーチカルファイリング完成！（ビフォーアフター事例）

ありがたいことに出張お片付けのご予約は
毎週末リピーターのお客様で埋まっていて、
皆さんすごく良くしてくださるので
毎回現場お仕事が楽しくて仕方ない長島です。😊

さて、そんな素敵なお客様のうちのお一人が
モノの整理がおおかた目処がつき、
最後の書類整理に挑まれました。

お部屋がバレるのはちょっと…ということで
今まではモニター撮影なしだったんですが、
「書類整理の写真だけだったら…😌」
と今回は写真撮影をご承諾いただけたので
久しぶりの作業レポでございます！

ボックス約14箱分の書類に挑む！

もともと、無印良品のファイルボックスと
紙製の個別フォルダーで
自力で整理されていたお客様。

ファイルボックス13箱と、
最近ちょっとリバウンド気味で飛び出ていた
小さなダンボール1個の
合計14箱分の書類をお持ちでした。

大まかな分類はすでに出来上がっていたので
今回は
・不要な書類を除き量をシェイプアップ
・分類項目の再チェック
・個別フォルダーをPP製にチェンジ
を行うことにしました！

コクヨの発泡PP製個別フォルダーは
お客様がもともと購入してくださっていて
とても助かりました〜〜！

バーチカルファイリングなら
絶対的にこの個別フォルダーがおすすめ！
↓

取扱説明書のシェイプアップ

まず初めは難易度が低い
取扱説明書から手をつけました！

取説は保証期限が明確だったり、
持っていない家電が明らかだったりして
書類が手放しやすいから難易度が低いです😉

全部アプリに入れているという話も聞くけど、
やっぱり震災・停電時に見れない可能性や
アプリ会社がサービスを終了する可能性、
年齢的にデジタルが辛くなることもあるので
長島的にはある程度は紙で保管がおすすめ。👍

小さい家電やガジェット類を買うと
知らないうちに増えてしまう取説。
現在は手放して持っていない家電の分も
あるようなので、１つ１つ見直しました。

取説の整理でアルアルなのが、
テレビや洗濯機などについてくる
取り付け部品の予備。

すでに稼働している家電たちなので
必要になることはないと思うのですが、
引越し用などに取っておきたいなら
書類とは別に、工具の仲間として
「部品・パーツ」の方で保管しておく
と良いですね！😊
その際、袋に「テレビの部品」と
かならず書いておきましょう。🖊️

ほかには、
キッチン家電の取説が1冊に収まらないので
「常に通電している大きいキッチン家電」と
「使うときだけ通電する小さい家電」とに
フォルダーを分けてみたり、

どこにしまえば良いか悩んでいた
モバイルバッテリーは「パソコン・周辺機器」
デスクライトは「家具・インテリア」
体温計は「美容・健康」に分類しましたよ😉

この書類の分け方（分類）って、
どこに入れるのが正解、とかはないのね。
みんな人それぞれ。
例えば照明器具をたくさん持っている方は
デスクライトを「家具・インテリア」に入れず
独立させて「照明」という項目を作ることも。
だからお客様が残したい書類の量を見ながら
一緒に項目を決めていくんですね。

いろんなお客様宅で書類整理してると
誰一人として同じ分類項目にならないし、
残す基準と手放す基準も違う。
そこが本当に面白いなぁ〜と思うところです。

最終的に、こちらのお客様の取説は、
幅10cmと15cmのファイルボックス１つずつ
合計2箱に収まりました！スッキリ！

健康・医療・税金系の古い書類

取説の次に取り組んだのは
健康・医療・税金系の書類。

各種の健康診断結果や、美容エステ関連、
パーソナルトレーニングの結果など
美容と健康に関心が高いお客様でしたよっ🤩

健康診断は、経過観察が必要な持病がなければ
直近の2年分だけでOK。
それ以前の分は、自分の思い出扱い。
心と折り合いがつくなら捨ててOKです。
今回のお客様も、3〜4年分だけにしていたかな。

分類項目は、
・健康診断結果（父、母、娘）
・トレーニング
・美容エステ
の３つに個別フォルダーを分けました。

それから、
確定申告の書類や医療費のレシート
固定資産税や住民税、ふるさと納税など
税金系の書類も古いものは手放されました。

こういうのって、
納税証明書・領収書だけじゃなくて
一緒に封筒の中に入っていた
使わなかった払込書や口座引落しのチラシ
なども残っていたりします。
結果、必要なのはたった1枚だけだった
ってこともあるから要チェックですね！

ちなみに、これらの行政や税金系書類は
納税の証明、申告の証明として取っておくなら
5年分でOKです。
それ以前のものは捨てても構いません。

※事業主として確定申告している方の保存年限は7年間です。

ご家族がどんな種類の申告をしていて
年間を通してどんな書類が家に届くのか
それを見越して、
あらかじめ入れる場所（収納場所）を
作っておくことで確定申告も日々の暮らしも
だいぶ楽になりますね！

ビフォーアフター

ひとりで書類整理に5時間を費やすのは
だいぶ無理難題に感じますが
誰かと一緒に取り組めば、案外できるものです！

もともとしっかり分類はできていて、
中身の見直しがほとんどだったので
ファイルボックス14箱分あった書類も
5時間×1回で全て整え終わりました！

最終的には14箱→9箱分に！
5箱分も手放すことができましたよ✨

この9箱の中には、
「封筒・便箋」などの書類じゃないものや
「思い出・資格証明書」「リフォーム」など
“終わったもの“も含まれています。
なので、ふだん稼働する書類用としては
5〜6箱ぐらいかな？
だいぶスッキリできたと思います！

何より、
すべての書類のしまう場所がハッキリしたので、
書類がしまいやすくなりますね💕

今回、コクヨの個別フォルダーが足りず、
古い紙製フォルダーのままのところもありますが
後日フォルダーを購入して入れ替えて、
テプラでラベルを作れば完成です！
（お客様ご自身で取り組むそうです😊）

お疲れさまでした〜！

書類整理に悩む方のお役に立ちたい

こうやって現場に出るとやっぱり感じるのが
書類整理の楽しさ。（変態）
そして書類整理はメディアで紹介されることが
本当に少ないから悩んでいる方は多いと思う。
困っている人のお役に立ちたいです！

今回、こちらのお客様がご卒業したことや、
もうお一人、ほぼご卒業のお客様がおられるので
近々、ご新規のお客様を募集できると思います！

また応募できる時期になりましたら
X（旧Twitter）やInstagramでも
アナウンスしますね！

ではでは👋

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