【家庭の書類整理】大分類をファイルボックスでわけるかどうかについて

今日は、非常にマニアックで
こんなん誰が読むの?って言う内容です。
(しかもやたら長い)
はじめに謝っておきます。
ごめんなさい。🙇‍♀️

明日は、ふつう(?)の収納記事にするんで
書類整理にご興味がなかったら
今日はそっとブラウザを閉じてくださいまし。

ーーー

さて。

個別フォルダーに書類を入れて
垂直に立てて収納する方法を
バーチカルファイリングといいます。

本来は、ファイルキャビネットという
引き出し式什器を使うのが原則。
中分類や大分類の仕切りとしては
見出しガイドというものを使います。

ただ、収納スペースや予算などの関係で
キャビネットの準備が叶わない場合、
ファイルボックスを使って
本棚のような棚に置くケースがあります。

この形式を取った時に
ボックス=大分類とするか否かについては、
両論があるようです。

家庭の書類整理 無印良品ファイルボックスでボックスファイリング・バーチカルファイリング

A:ボックス=大分類としてもいい (ボックスファイリング)

ファイリング・デザイナー検定2級 テキスト
P.42 には、以下のように書かれています。

個別フォルダーをファイルボックスに収納し、棚などに配列する場合はこのガイドは使わず、ファイルボックスの上段に分類名を書きます。

つまり、ファイルボックス自体で
大分類を区切る方法を案内しています。
(上図参照)

ファイリング業界のパイオニアである
小野裕子先生のご著書
『夢をかなえるファイリング』P.62にも、

フォルダーは引出しにファイルするのが原則ですが、ボックスファイルを使って棚に収納する方法もあります。
この場合は、分類グループごとにボックスを分けて収納し、収納した内容をボックスファイルの前面に表示するようにします。1グループだけでスペースが空く場合、複数のグループを収納してもかまいませんが、同じ分類グループのフォルダーが異なるボックスに入らないように注意しましょう。

とあります。
つまり、ファイルボックス自体を
大分類と見立てる、としています。

この方法を、
ボックスファイリングと呼びます。

B:大分類は見出しガイドで区切り、ボックスには前から詰めて入れていく

一方、長野ゆか先生から習ったときは
ファイルボックスはただのハコであり、
それ自体には分類の役割は持たせない、
という方法を習いました。

大分類はあくまでも見出しガイドで区切る。
個別フォルダーは前に詰めて入れていく
つまり、
1つのボックスの中に
次の分類が続く感じです。(上図)

AとBの違いを
個別フォルダの入れ方で示すと
こうなります↓

コレ、つ、伝わる・・・?w

ボックスファイリングはルールがゆるくなりがち

Aのボックスでの大分類は簡単です。
インスタや、いろんなブログで
ファイルボックスを使っている方は
たぶんほとんどがこの方法かと。

間違いではないんですが、
ファイリング・デザイナー2級の
テキスト内でも次のように書かれています。

その簡便性によって、ファイリングシステム*の定着に問題がみられる部分もある
*ファイリングシステムとは、「(前略)組織的に整理保管し、ついには廃棄するに至る一連の制度のこと」

つまり、Aの方法は大分類さえ合っていれば、
中身はどうでもいいだろう、となりがちで
システムとしてはルールがゆるくなりがち
ということ。

長野先生も、
どちらの方法もあることはご存知ですが
よりフォーマルで統制力のある「システム」を
体感してほしいという意図から、
キャビネットがない環境だとしても
キャビネット式のバーチカルファイリングに
いちばん近しい形で案内しているんだろうな
と感じています。

どちらが正しいのかというご質問

私はどっち派なのか
どっちが正しいのかというご質問に対しては、
実は、どっちもアリだな、と思っています。

あ、いや、無責任にどうでもいい、
と言っているわけではなく
それぞれのメリット・デメリットを
理解した上で、
各人または各社各団体が
こうしようと運用ルールを作れば
良いのではないかと思っています。

モノの収納と同じ。
靴下を、全部きれいに畳んで
春夏用・秋冬用・おやすみ用
と区切って収納する人もいれば、
「靴下」と書かれたボックスに
全部ごちゃ混ぜに入っていてもいい。
収納には正解はない。

それで、使う人全員が
ストレスが最小限でいられるのなら。

AとBのメリット・デメリットを知る

具体的に
どんなメリット・デメリットがあるのか
というと、

ーーー

Aは、書類が少ない分類のボックスが
スカスカになってしまうので、
スペースに無駄が出るという
デメリットがあります。

小野先生のご著書では、前述のとおり
複数のグループを一緒にしてもいい
とありましたが、その場合、
少ない分類同士を拾ってくっつけるので
分類の順番が前後する可能性があります。

分類を時間軸やあいうえお順など、
順番が重要な意味を持つグループには
難しくなりますね。
(例えば、あいうえお順なのに、
「へ」と「り」が少ないからと
一緒にされては、検索性が下がるよね)

そのかわり、メリットもあります。

まずは、基本は1ボックス1分類なので
棚に並べた時、前面のラベルがわかりやすい。
これがいちばんのメリットだと思います。

また、書類が増えたときにも
その大分類のところだけ
新たにボックスを増やすことができます。
オキカエやウツシカエも、
ボックスごとごっそり移動できそうです。
(中身の確認は必要ですけどね。)

ーーー

次はBを考えてみましょう。

Bのメリットは、
頭から詰めて順番に入れていくので、
ボックスの数が最小限で済みます。
スペースが節約できます。

しかし、1つのボックスに
複数の分類が入ることが増えるので
棚に並べた時に、前面から見てわかりづらい。
棚の上などから覗きこむ方が向いています。

また、書類が増えてきた時にも
メンテナンスが少し面倒そうです。

増えたところから後ろのボックスは全て、
後ろに押し出してやらないといけないのです。
(ボックスを増やすなら一番後ろになる)
それに伴って
ボックスのラベリングもすべて変更に…。

また、オキカエ・ウツシカエ時も、
対象となるボックスだけを移動、
というのはできません。

つまり、メンテナンスが結構大変です。
メンテナンスが面倒だと、
書類が増えてパンパンになっても
そのまま使ってしまう懸念が。

結局どっちがいいのか?

ということで、
私としては、
どちらが正解とか正式だとかではなく

大分類=ボックスのほうが
運用的にも、感覚的にもしっくりくるなら
Aのやり方を選択したらいいし

いやいや、ボックスはただのハコで
見出しガイドで区切っていったほうが
スペースに無駄がない
というならBの方を選択すれば良い。

迷える子羊

えー、どっちでも良いとか一番困るー。

あ、そうですか?😅
それなら、

ズボラさんで書類がどんどん増える
メンテはあんまりしないタイプなら
Aのボックスファイリング

割とこまめに普段から
いらない書類を捨てたり差し替えたり
量をキープできるタイプなら
Bの見出しガイドで詰める

って感じでどうでしょうかね(笑)

ただし、整理収納アドバイザーとして
お客様宅の書類整理をするのであれば、
両方を体験しておくべきだと感じています。

あ、ちなみに、私は自宅で
AもBもどちらも経験しています。

食器棚の引き出しに収納していた時は
ほぼほぼAのボックス=大分類でした。
少ない大分類同士は
1個のボックスにしたものもありました。

今は、ファイリングキャビネットなので
ボックスを使わず
見出しガイドで区切っているのでBです。

以上、今日はめちゃめちゃマニアックな
書類整理のお話でした。

ではでは👋