【書類整理】コロナ禍で見直すバーチカルファイリング年の瀬メンテナンス

以前からの読者様はご存知かと思いますが
わが家の書類整理は
バーチカルファイリング
という方法で管理しています。

A4の個別フォルダーを使って
書類を垂直に立てて収納する方法です。

書類整理 バーチカルファイリング

ほとんどの方は、
この見た目の美しさに見惚れて
バーチカルファイリングを目指す方もいますが
わたしは、書類整理の極意とは
見た目を綺麗に収納することではない
と思っています。

バーチカルファイリングであれ、
そうでない方法であれ、
収納よりも大切なことがあります。

それは、

①日々入ってくる書類の
『流れの仕組み』を作り、

決して溜めないこと。
(バーチカルファイリングだからと
何でもかんでも保管して良い
ということではない)

②暮らしの変化に合わせて
『収納の仕組み』も

適宜変化させていくこと。
(個別フォルダーの厚みや分類項目に
過不足を感じたときは、
定期的にメンテナンスする)

この2つです。

苦労してバーチカルファイリングを構築しても
この2つができていないと
1ヶ月も立たないうちに
リバウンドが始まります。

ということで、私も
年の瀬の今、
②の定期メンテナンスを行いました!
(①の日々の書類を溜めない工夫は
また別の記事で書きますね!)

まず1つ目は、
大分類 「子ども」のなかの
中分類「学校・PTA」というフォルダです。

学校の毎月の行事予定表やお便りは
スマホでEvernoteにデジタル保管派なので
(↑これも①の日々の書類を溜めない仕組みの一つ)
紙で保管してあるのはわずか。
今までは1冊の個別フォルダーで
以下の4つの小分類をまとめていました。

・通知表・体力テスト結果
・学校(手続き)
・学校(名簿)
・キッズ

しかし、このコロナ禍で
オンライン学習のIDなど
以前なかった保管したい書類が増えたのです。

通知表や体力テストの結果も増え
個別フォルダーの厚みが
2.5cmぐらいになってしまいました。

個別フォルダーの1冊あたりの適正な厚みは
1cm〜1.5cm。

ちょっと分厚くなってきたので
今回のメンテナンスで分冊することにしました。

『学校・キッズ(手続き)』
・学校(手続き)
・学校(名簿)
・キッズ

『学校(学習)』
・通知表・体力テスト結果
・オンライン学習

2冊に分冊した結果、
それぞれが1cmぐらいの適切な厚みに。
膨らみすぎた個別フォルダーも
スッキリです。😊

他にもこんなフォルダを新たに作りました。

『インテリア・DIY』
飾るためのポストカードやインテリアシート
小さめのポスターなど

『ママ・プライベート』
(これはちょっと前から手書きで作っていたけど、ちゃんとピータッチでラベリングした。)
健康診断の受付票
行きたいお店や、検討中のカタログなど

『入会案内・カード規約』
メンバーズカードの規約や
入会案内などの一時置き
(長期間使わないようなら廃棄予定)

いずれも、中身はそんなに多くありませんが
コロナ禍などで暮らしが変わると
必要な書類も変わってきますよね。

その都度、暮らしに合わせて
収納のアップデートが必要なのは
モノも書類も同じです。

定位置を作って満足して終わりではなく
日々の書類を溜めないこと、
暮らしが変化したら収納も変化させることなど
運用していくこと】こそが
本当の書類整理なのだと思っています。

ではでは👋