【書類整理】質問「バーチカルファイリングで、封筒に入った書類はどうするべき?」

書類整理のお手伝いをしていると
かなりの高確率で
郵送されてきた封筒のまま
保管されている書類たちに出会います。

また、
ご自身で書類整理を頑張っている方から
「封筒に入れたままではダメでしょうか?」
とご質問をいただくことも。

 

 

そんなとき、
私は下記のようにお伝えをしています。

 

封筒は、郵送が完了した時点で
役目を終えたモノです。
封筒のまま保管するべき明確な目的がなければ

中身の書類だけを取り出して
保管するのがセオリーです。

 

そもそも、『封筒』は郵送のためのもの。
ポストに投函しやすい形とか、
郵送料を安くするのに適した形なのであって、
書類の収納に適した形とは言えません。

特に書類が三つ折り四つ折りになっている
細長い封筒に入れたままだと
フォルダー内で厚みが出てしまいます。

また、大判封筒も同様です。
大判封筒は折り曲げないと
A4ファイルボックスに入らないので
シワや折り目がつき厚みが出てしまったり
見た目も悪くなってしまいます。

何より、封筒のままの収納は、
一度封筒を取り出さないと
中の書類が取り出せないため
アクション数が増えてしまいます。

ですので、
封筒に入れておきたい積極的な理由がなければ
中身を取り出し、
書類はA4サイズに伸ばして
平たく保管することをおすすめします。

 


封筒から出して、クリアフォルダーに。

 

ただし、

「入学準備書類の封筒で
この封筒に入れて始業式に持たせる予定」

「会社の健康診断予診表は、受けに行くときに
この封筒ごとクリニックに持ち出したい」

といった論理的な理由があるなら
もちろん封筒のままでもOK。
提出義務がなければ、ボックスに入るように
袋の頭を切ってしまってもといいと思います。

 

逆に、

「封筒に連絡先が書かれている」
「封筒の色が特徴的だから探しやすい」

といった理由の場合は、
連絡先の部分だけ切り取っておいたり
目立つラベリングで探しやすさを保持すれば
必ずしも封筒のまま残しておく必要は
ないとも考えられます。

 

封筒一枚に、なんと細かいことを・・・
と思われるかもしれませんが、
封筒一枚の厚さにこだわっているのではなく
「本当に必要なモノ(書類)だけを残す」
という整理の大原則が念頭に刻まれているか
というのが大切なんですね。

ここが腹落ちしていない方は
一事が万事、
封筒一枚だけではなく
他の不要なモノ(書類)も溜め込んでいる
可能性があるのです。

 

家にあるひとつひとつのモノと向き合い
本当にこれは必要なのだろうか?
あったほうが自分の暮らしを
便利にしてくれるのだろうか?
そんな視点から見直してみると
自ずと答えは見つかると思っています。😊

 

ではでは👋