【仕事術】私のNotionの使い方と、Evernoteとの使い分け

先日、整理収納アドバイザーの方々との
Notionシェア会がありました。

Notionとは、
「タスクも、メモも、ナレッジも、すべてをひとつにする All-in-one workspace」
なのですが、ちょっと抽象的で
わかりづらいですよね😅

 

いろいろなことができるので
一言で説明するのがムズかしいのですが
例えば

・タスク管理、ToDo管理
・メモ帳、情報整理
・Webクリップ
・日記、スケジュール

のような、アナログの手帳で
やっているようなことや、

・データベース作成

のような、例えば
パソコンでExcelやAccessでやるような
情報を表(テーブル)として作成して
集計したりフィルター表示したりすること、

また、作ったページやデータベースを
WEBやメンバーに公開することで

・Wikiの作成やホームページ作成
・プロジェクト議事録のシェア
・メンバーとガントチャートを共有

などワークスペースとして使うこともできる
めっちゃ多機能のツールなのです。

 

でね?
それを、みんなはどんな風に使ってるのかな?
というシェア会だったというわけです。

 

実は、私、Notionは約1年くらい前に
1ヶ月ぐらい使い倒してみたのですが
当時のNotionはiPadOSに制約が多くて
どうにも使いづらくて、
やめてしまっていました。。。

でも、今回、
せっかくシェア会に参加するのだから・・・
と久しぶりに開いてみたら
なんと、色々アップデートされて
だいぶ使いやすくなっていたんです!
(日本語化してくれたのも地味に嬉しかった!😂)

そこで、もう1度いろいろイジって
データベースを作ってみたので
今回はそれをちょろっと紹介してみますね。😊

 

※ちなみに、私はHOMEの画面をデコったりとか、ウィジェットをいろいろ入れたりとか、カラムを使ってToDo並べたりとかは、今のところしてないです。ToDo/タスク管理より、データベースツールとして使いたい派。

使い方① 読書データベース

まず一つ目は、
読書データベースを作ってみました。

 

ビジネス書などは一度読んだのを忘れて
もう一度手に取ったりしてしまうので
一覧表にしておきたいと思ったのです。

また、読んだ本だけではなく
読みたい本も一元管理したかったの。

 

項目名(プロパティ)は
タイトルや著者だけではなく、
[ステータス]・・・読みたい/読了
[タイプ]・・・心理学/片付け/レシピ等
[評価]・・・☆☆☆☆☆/☆☆☆等
など。

Notionではプロパティごとに表示を絞ったり
グループ化させたりできるので
読みたい本の一覧、とか
読了した本の中で評価がよかった本、とか
好きな条件でビューを作れるのが便利。

上の画像のような、
ノーマルな表形式でも見やすいですが

 

↑こんなふうに、読みたい本だけを
カテゴリごとに縦に列にしたり、
さらに表紙の絵を見せる
なーんてビューにすることも可能です。

データベース化してみたら、
片付けや収納本よりも、
心理学やビジネス書などばっかり読んでるな
といった自分のインプットの傾向も
客観視できて、いい感じです。😊

 

使い方② YouTube動画一覧

今までは
動画のURLや再生リストなどを
エクセルで一覧にしていました。

もちろん、エクセルでもいいんですが
使うツールが一元化できるのはいいですね。
作業中に立ち上げるアプリが少ない方が
デバイスの負荷も少なくてすみます。

投稿した動画一覧のほかにも、
ToDo的な使い方として
ネタ帳(動画にしたいネタリスト)も
一緒に作っておきました。

「あ、これ動画にしたいなー」とか思ったら
スマホからNotionに
パパッとメモしておけて忘れなそうです。

 

使い方③パスワード管理

今まではEvernoteの方に入れていた
パスワードの一覧。
Evernoteの表は使いづらかったので
Notionに完全に移行しちゃいました。

ID/PWの他に、
登録されているメアドも入力しておくと、
メアドが変わるときにも便利そうです。

 

ちなみに、セキュリティの観点から
パスワードは「まんまの形」で
Notionには入れていません。
私のパスワードはたいてい
前半と後半に分かれた作りにしていて、
前半は絶対忘れない定型、
後半を各アプリやサービスごとに変えています。
Notionには、後半の部分だけ入れています。

↓イメージ図
PW:○○○○○○_△△△△△△
※△△△△△△の部分だけNotionに記録。

 

使い方④ ほしい物リストなど

ベタではありますが、
ほしい物リストも作りましたよ!😍

プロパティにショップ名を作っておくと、
お店ごとに分けて表示するビューを作れるので
セリアに行ったときにはセリアの列を
ダイソーに行ったときにはダイソーの列を
チェックできるので便利です!

 

また、Notionのいいところは、
iPhoneの「共有」ボタンから
データベース内に直接データを飛ばせるところ。

Evernoteは「共有」ボタンから飛ばすと
新規ページに添付する形になってしまい
既存の表の中に飛ばすことはできません。

でも、Notionは
新規ページとして飛ばすこともできれば
既存のデータベースの表の中に
一行のデータとして飛ばすことも可能。
これがムチャクチャ便利なんです!

 

たとえば、
iPhoneでインスタやWEBを見ていて、
「あ、これいいいな!」と思ったら
見ているページやスクショした画像の
「共有」ボタンをタップすると
こんな感じにNotionのアイコンが出現。

 

それをタップすると
Notion内のどのデータベースやページに
送るかを選ぶことができます。

親ページの下の階層にあるデータベースには
送れないっぽいので(たぶん)、
データベース自体を親ページとして
作成しておく必要はあるみたいですが
それでもこれはすごい便利!

いちいちアプリを開いて
ほしい物リストのページを開いて
そこに画像をカメラロールから貼り付ける
みたいな動作がないので、めちゃ時短です。

 

使い方⑤ 日報(ダイアリー)

私はToDo管理とかタスク管理とかが
あまりうまくできないタイプでして・・・
(気ままに、やりたいときにやるタイプ)

そんな私でも、
今日はこんなことした、というのを
ログっておきたい時はある。

そんな時のために日報も作ってみました。
☑︎YouTube
☑︎Blog
☑︎Clean(掃除)
というチェックボックスのプロパティを作れば
ハビットトラッカーとしても使えます。

 

ビューは、カレンダービューにすると
月間を通して見ることもできます。

もちろん、タップして中を開けば
長文の日記も書けますよ〜。😊

 

使い方⑥ おそうじ表

よく、週一掃除、月一掃除、年一掃除で
それぞれリストをつくるといいよ
とかいうじゃないですか。

私、あれがどうにもしっくりこなくて。
週に1回もできないけど、
月に1回じゃ不潔じゃない?
とか
月に1回もやらないけど
年に1回っていうわけにもいかん💦
みたいな場所ってあるじゃないですか。

そんなモヤモヤは、
「掃除する頻度を個々に決める」
ことで解決してみました。

Notionのデータベースでは、
プロパティにエクセルの関数のような
Formulaを使うことができます。

そこで、こちらのサイトを参考に
(というかほぼ丸パクリ)
こんな おそうじ表を作ってみましたよ!

 

 

プロパティ名[間隔]のところに
「ここは何日に1回掃除したいか」を
あらかじめ入れておきます。(単位は日)

で、[前回実施日]に掃除した日を入れると
次に掃除すべき日にちが自動で[予定日]に
入るような仕掛けになっています。
(つまり[間隔]+[前回実施日]の関数)

さらに、[予定日]が今日の日付よりも
過ぎてしまっている場合、
過ぎたよリマインダー]の欄に
過ぎたよ🔥 と自動で出てきてくれます。

情報を絞りたければ
過ぎたよ🔥と入力されているデータだけを
条件指定して表示することもできます。

 

これを作ってから、ここの掃除やらなきゃ!
というのが明確になって
だいぶ、やる気につながってます。💪

※データベース作ってから
掃除したところしか入力してないので
今の段階では「過ぎたよ🔥」だらけ(笑)
🔥を消せるように、日々頑張ります😂

ただ、毎日掃除するところも
[間隔]1 で入れてみたんだけど、
毎日のルーティンをNoionに入力するのは
逆に面倒なので削除しようと思いました。。。

 

使い方⑦ 顧客データベース

これはまだ仮始動ですが、
整理収納サービスのお客様データも
作ろうと思えば作れますね。

[サービス内容]・・・オンライン、出張お片付け等
[ステータス]・・・Active/Pending/Closed等

この辺りをプロパティで作っておけば
「出張お片付けで継続しているお客様」
とかを引っ張ってくることもできますね。

MS Accessほどではないと思いますが
Linked database も作れるっぽいので
試してみたいと思います。

 

その他、作ったもの

・サブスク一覧表
・T.O.M (月経周期表)
・名言集
・バスケット(とりあえず「共有」から飛ばして、なんでも突っ込んでおくところ。後で整備予定。)

NotionとEvernoteの使い分け

Notionって、ほんと色々できるし面白い!
無料でもデバイス接続台数制限もないし、
全体の容量制限もない。
(1ページあたりの容量は5MBまで)
めちゃめちゃ使えるツールです。

YouTubeやWebページなどで
「EvernoteをやめてNotionにした!」
という方もお見かけします。

でも私の印象としては、現段階では
NotionはEvernoteの代わりとして
使うものではないな、と思っています。

 

Evernoteのいいところは、
プレーンテキストが書きやすい
書類をスキャンしてアーカイブしておける
OCR機能で画像の中の文字も検索できる
つまり、
情報を溜めていくストレージ(保管場所)。
特に書類整理との親和性が高く、
「なんでも置いておく」というイメージです。

一方でNotionのいいところは、
ブロックをふせんのように動かせるUI、
ToDo/タスク管理、
データベース化してアクションに繋げる
つまり、
情報を活用していくワークトップ(作業台)。
手帳やプロジェクト管理と親和性が高く
「それを見て動く」というイメージです。

つまり、こんな感じ。
Notion・・・机の上
Evernote・・・デスクワゴンや書庫

もちろん、NotionとEvernoteで
同じような使い方もできる点もあって
それは、言ってみれば
よく使う文房具を机上に出しておくか、
引き出しの一段目に入れておくか
ぐらいの差なんだろうなと思います。
(別にどっちも間違っちゃいない)

 

ということで、
私はEvernoteを手放すことはなく、
レシピ情報、子どもの学校のお便りなど
書類で入ってくるものに関しては
OCRでの検索性とかスキャン機能のある
Evernoteを引き続き使おうかな?
と思っております。😊

 

ーーー

 

さて、最後にもうひとネタ。
(Notionは無関係です。)

 

『世界一親切な片づけの教科書』

 

12月8日に発売される初著書、
『世界一親切な片づけの教科書』。
先日、出版社から見本誌が届きました!

装丁、とても素敵に仕上がっています。💕
表紙のイラストは
「ビビッドすぎるカラーは目にツラい・・・」
という私のわがままを汲んでくださり
カラフルなのに落ち着いたトーン。
理想的な配色で、嬉しい限り。😊

 

『世界一親切な片づけの教科書』

 

中も、落ち着いて読んでいただけるよう
基本的にはシンプルな二色刷り。
(一部四色のところもあり)
文章とイラストで構成されています。

イメージががっちりと固まってしまう
写真ではなく、イラストで展開することで
読者のみなさまの脳内でふんわりと
ご自宅に当てはめて想像できるような
読み物になっているなーと思います。😊

 

『世界一親切な片づけの教科書』

 

今回、オリジナルワークである
「収納トリアージ」についても
著書内で紹介させていただいています。

何をどこにしまったらいいのだろう?
というモノの定位置を考えるときに
必須となる考え方をまとめたワークですので
これをマスターしておけば
収納で迷うことも大幅に減ると思います。👍

発売までもうすぐ!
楽しみです!

 

ではでは👋