【家庭の書類整理】書類の山を作らない!郵便物やお便りなどの書類整理フローとは?!

リビングやダイニングが散らかりがち
というお宅でよく目にするのは
カウンターやテーブルの上に
ミルフィーユ状に積まれた
封筒に入ったままのさまざまな書類・紙類。

書類の片づけがなかなかうまくいかない
とお悩みの方、多いですよね。

「あとで読もう」
「あとで捨てよう」
「あとでしまおう」

一枚一枚はそんなに厚くはないので
ついつい積み重ねてしまって
いつのまにか地層のように分厚くなる…。

家庭の書類整理 ホームファイリング

そこで、今日の記事では、
書類のミルフィーユに悩む方に向けて
ファイリングデザイナー1級をもつワタクシが
わが家で実践している
「書類や郵便物の流れ」について
ご紹介したいと思います。

★★★

書類がおうちに持ち込まれるパターンは
わが家では大きく分けて3つあります。

①息子が持ち帰ってくる幼稚園のお便り
②ポストに入ってくる書類・手紙
③自分で能動的に持ち帰るカタログ・資料

それぞれの流れをご紹介しますね。

①幼稚園のお便り

息子はまだ私に「はい、お便りだよー」
と渡してくません(涙)
なので、私が毎日、園からの帰宅直後に
園バッグの中のお便りの有無を確認します。

家庭の書類整理〜幼稚園のお便り〜

お便りがあった日は、その場で見て、
「起きている書類」か
「寝ている書類」か
「死んでいる書類」か
を判断します。
➡️関連記事:書類の一生(ライフサイクル)から見た保管のコツ

起きている書類(提出が必要)であれば、
その時点ですぐに記入して
提出のために園バッグに戻してしまいます。

寝ている書類(保管すればOK)であれば、
スマホアプリのEvernoteにすぐに入れて
原本は紙ゴミ入れにポイしてしまいます。

死んでいる書類(不要)であれば、
その場ですぐ紙ゴミ入れにポイです。

どのアクションも、園からの帰宅後すぐ
5分以内に終わらせます。

②ポストに入ってくる書類・手紙

これも、帰宅後5分以内に封筒から出して
起・寝・死を判別します。

家庭の書類整理 郵便物の整理

起きている書類であれば
やはりすぐに対応してしまいます。
自分ではできない、誰かの返信待ちなど
保留のものは冷蔵庫の横に貼っておきます。
(目立つので、2~3日中には片付けます)

保険・年金・ローンなど重要なお知らせや
手紙やはがきなどは読んだらすぐに
寝ている書類として書類収納にしまいます。
公共料金の使用量のお知らせだけ、
Evernoteにいれています。

DMやチラシなどは
ほとんどが死んでいる書類なので
すぐに紙ゴミ入れにポイです。

③自分で能動的に持ち帰るカタログ・資料

購入を検討しているモノのカタログ、
行ってみたいところの
パンフレットや割引券・資料、
買った商品についてくる取説や保証書など
自分で持ち帰ってくる書類もありますよね。

家庭の書類整理〜カタログ、パンフレット、資料など〜

これらも、帰宅後すぐに5分以内に片づけ。

買ってきた製品の保証書や説明書は
寝ている書類ですので
書類収納にすぐにしまいます。

購入を検討しているモノのカタログや
行ってみたいと思ったところの
パンフレットや割引券・資料などは、
実現できそうな時期が1週間以内なら、
起きている書類として冷蔵庫横に貼ります。

でも、しばらく実現の見通しがないなら
書類収納の「アクティブ案件」へしまいます。

家庭の書類整理〜カタログ、パンフレット、資料など〜

「アクティブ案件」のフォルダは、
お仕事のタスク管理のために作ったフォルダ。
書類収納の中に収納していますが、
今動いている案件(お客様情報)を
付箋で貼っているフォルダなので
どちらかというと起きている書類に近い。
➡過去記事:個別フォルダの変わった使い方:ToDo管理(タスク管理)に使う

手帳のように毎日開くので、
ここに挟んでおけば、
忘れることなく定期的に目にします。

いつか行ってみたい場所
いつか作ってみたいレシピ
いつか買いたいもの

いつかを忘れないようにするために
「アクティブ」なフォルダにしまっています。

「いつか行きたいこと・やりたいこと」
という名前にしてもいいですよね!
そういう分類の項目を
あらかじめ作ってしまうのも手です。

★★★

ということで、
わが家では、たいていの書類は
帰宅してすぐ5分以内で振り分け完了。
1日に発生する書類は多くても5種類ほど。
ササっとすませれば、
テーブルの上に溜まることはありません。

起・寝・死という書類の状態と
それに合わせた流れの仕組みがあるので
まるで郵便局員のごとく
すぐに終わらせることができています。

書類整理に大切なのは
発生から活用、保管、そして廃棄までの
一連の流れのしくみを作ってあげること。

散らかるということは、
流れのしくみができてなくて
滞留しているということです。

みなさんも、
どんなタイプの書類が、
どんなタイミングで
おうちに入ってきているか
そして、その後の流れが滞ってないか
一度、ふせんなどに書き出して
リスト化してみるのも面白いかもしれませんよ😊

 

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