個別フォルダの変わった使い方:ToDo管理(タスク管理)に使う

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書類整理に使っている コクヨ PP製 個別フォルダー(A4-IFH-M)を、ToDo管理に使っています。

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回数も進行度も異なる案件管理

どんなToDo管理に使っているかというと、
整理収納サービスの「今現在のアクティブな案件」の管理です。

今、ありがたいことに、常に15人前後のお客様が並行して動いています。
お客様ごとにサービス回数も違えば、進行度も違います。

「このお客様は、次回訪問は〇月〇日だな」
「ご訪問後のフォローが必要な案件だったな」
「明後日に訪問だから、事前連絡いれなきゃ」

タスク管理をしていないと、頭ではとても覚えていられないのです。

そこで、1案件につき1枚ずつ、案件情報を付箋紙に書いて貼っています。
付箋だと、終了になった案件を剥がせるので、便利なのです。

最初は、お申込みフォームを毎回印刷して、1案件あたりA4用紙1枚で管理していました。
でも、そうすると全体の案件数、アクションの必要なタスク数をいっぺんに俯瞰して見渡すことができませんでした。
また、常にA4用紙15枚前後+クリアフォルダの分の厚みがとられてしまいます。
そこで、付箋紙を使うようになったのです。

A4個別フォルダーに貼るメリット

付箋紙を15枚ぐらい俯瞰して見られるようにするには、結構なスペースが必要でした。
手帳などに貼ると、どうしても重ねなければ貼れません。重ねると見ずらい…。

そこで、A4個別フォルダーに貼ってみることに。

A4個別フォルダーは、開けばA3になります。
付箋紙15枚ぐらいを貼っても、俯瞰してみることができる!
綴じれば、そのまま貼ってあるよりは付箋がはがれにくい。
しかも、他の書類と一緒にバーチカルファイリングできます。
フラットで何も模様がないので、お好みのマスキングテープなどで、可愛らしく枠を作ることも可能です。😍

アイデア次第で、デスク上でも、冷蔵庫横でも

私は整理収納サービスの案件管理に、バーチカルファイリングに組み込んで使う予定ですが、個別フォルダーを使ったタスク管理は、アイデア次第でいろいろな活用方法ができそうですよね。

例えば、家事やお掃除計画表に。
七色家事(曜日ごとにやる家事を決めておく)の計画表とか、「そういえばあそこの掃除やらなきゃ」「取れたボタンをつけなきゃ」とかの日々の家事のToDoリストとして使ってもいいですね。
付箋を使った主婦のタスク管理の手帳術(あな吉さんとか有名ですよね)もありますが、それの大きいバージョンって感じ?手帳は続けられないけど、タスク管理表だけ欲しい、という人にいいかもしれません。😉

例えば、お仕事に。
パソコンディスプレイの周りにToDoが付箋で貼ってあるのをたまに見ますが、あれって剥がれやすいし、乱雑に見えますよね。お仕事デスクの上に個別フォルダを1枚置いておき、そこにToDo付箋を貼っていくとデスク周りがスッキリ。マスキングテープなどで重要度×緊急度のマスや、PDCAのマスを作ってもいいし、マンダラチャートみたいにするのもGood。😌

例えば、冷蔵庫に。
個別フォルダの裏にマグネットシートを貼って、冷蔵庫に貼るのもいいかも。冷蔵庫に直接 献立表やスケジュール、DMを貼るよりも、フタができるので見た目がスッキリしますね!(フタが空いてしまわないように、下向きに貼るか、フタになる側にもマグネットが欲しいかもね。)

 

個別フォルダ+付箋 でのToDo・タスク管理、いかがでしょうか?
もし、オモシロそう!って思った方は、ぜひ試してみてね!

 

ではでは👋